E-RAČUNI PRIHAJAJO: PDF PO E-POŠTI NE BO VEČ DOVOLJ
»Saj e-račun pošljemo kot PDF.«
»To velja samo za velika podjetja.«
»Naše računovodstvo bo to že uredilo.«
»Do leta 2028 je še dovolj časa.«
To so stavki, ki jih bodo podjetniki v prihodnjih mesecih verjetno slišali zelo pogosto. A pri obveznih e-računih je pomembno razumeti, da ne gre zgolj za novo tehnično pravilo, temveč za spremembo načina, kako bodo podjetja med seboj izdajala, prejemala in obdelovala račune.
Od 1. januarja 2028 bo izmenjava e-računov med poslovnimi subjekti v Sloveniji obvezna. To pomeni, da bo moral biti račun med podjetji izdan, prejet in izmenjan v ustrezni elektronski obliki ter po zakonsko skladni poti.
PDF RAČUN PO E-POŠTI NE BO VEČ DOVOLJ
Danes veliko podjetij račune pripravi v PDF obliki in jih kupcu pošlje po elektronski pošti. Tak način je v praksi zelo pogost, vendar PDF priloga v elektronskem sporočilu ni enako kot e-račun.
E-račun je strukturiran elektronski dokument, ki ga lahko informacijski sistemi preberejo, obdelajo in varno izmenjajo med pošiljateljem in prejemnikom. Njegov namen ni zgolj digitalna oblika dokumenta, temveč tudi bolj sledljiva, varna in avtomatizirana izmenjava podatkov.
Pri prehodu zato ne bo dovolj razmišljati samo o tem, kako račun poslati. Pomembno bo tudi, ali je račun poslan v ustrezni obliki in po pravilnem kanalu.
SPREMEMBA ZADEVA TUDI S.P.-JE IN MANJŠA PODJETJA
Obvezni e-računi ne bodo zadevali samo velikih podjetij. Sprememba bo pomembna tudi za s.p.-je, mikro, mala in srednja podjetja, kadar poslujejo z drugimi poslovnimi subjekti.
To pomeni, da bo moral tudi manjši podjetnik pravočasno urediti:
- kako bo izdal e-račun kupcu,
- kam bo prejel e-račun dobavitelja,
- kako bo račun pregledal oziroma potrdil,
- kako bo dokument predan v nadaljnjo računovodsko obdelavo.
Pri tem ne gre samo za račune, ki jih podjetje izda svojim kupcem. Enako pomemben bo tudi prejem računov. Če podjetnik pri dobavitelju ali v trgovini vzame račun na podjetje oziroma davčno številko, bo moral imeti urejen tudi način za prejem takšnih e-računov.
NE ČAKAJTE NA ZADNJI TRENUTEK
Čeprav se zdi leto 2028 še daleč, bo prehod bistveno lažji za podjetja, ki bodo svoj način dela preverila pravočasno. Največ težav običajno nastane takrat, ko podjetje spremembo razume kot nekaj, kar bo treba urediti tik pred rokom.
V praksi bo treba odgovoriti na nekaj zelo konkretnih vprašanj:
- Ali že uporabljate računovodski, poslovni ali ERP program?
- Ali je ta program povezan s ponudnikom za e-račune?
- Ali račune danes pripravljate ročno, v Wordu, Excelu ali PDF-ju?
- Kdo bo v podjetju pregledoval prejete račune?
- Kako bodo računi prišli do računovodstva?
- Kje bodo dokumenti shranjeni in dostopni?
Odgovori na ta vprašanja bodo pokazali, katera rešitev je za podjetje najprimernejša in kako zahtevna bo prilagoditev.
KAKŠNE MOŽNOSTI IMAJO PODJETJA?
Podjetja, ki že uporabljajo računovodski, poslovni ali ERP program, naj najprej preverijo, ali je njihov program že povezan s ponudnikom za e-račune. Če je povezava vzpostavljena, bo mogoče e-račune pošiljati in prejemati neposredno iz programa, ki ga podjetje že uporablja.
Seznam že povezanih programov si lahko ogledate na spletni strani: www.bizibox.eu
Podjetja, ki nimajo ustreznega programa za e-račune, pa bodo potrebovala preprosto rešitev za izdajo in prejem e-računov. Ena izmed možnosti je uporaba brezplačne bizBox spletne aplikacije, ki je namenjena tudi mikro in manjšim podjetjem brez lastnega poslovnega sistema.
Z bizBoxom lahko podjetje e-račune pošilja in prejema na enem mestu, brez zapletenega tehničnega uvajanja. Rešitev je primerna tudi za podjetnike, ki želijo preprost začetek, jasen postopek in zakonsko skladno izmenjavo e-računov.
POMEMBNA BO TUDI POVEZAVA Z RAČUNOVODSTVOM
Pri e-računih ne gre samo za izdajo dokumenta kupcu. Pomembno je tudi, da so prejeti in izdani računi urejeni tako, da jih lahko računovodstvo pravočasno obdela.
Če so dokumenti razpršeni po elektronski pošti, mapah, telefonih in različnih programih, lahko hitro pride do zamud, podvajanja ali izgubljenih računov. Pri prehodu na e-račune bo zato pomembno vzpostaviti bolj urejen tok dokumentov.
Podjetje mora vedeti, kje se račun prejme, kdo ga pregleda, kdo ga potrdi in kako pride do računovodstva.
KAJ PRIPOROČAMO?
Podjetjem priporočamo, da že zdaj preverijo, katera rešitev je najprimernejša za njihov način dela.
Če uporabljate poslovni ali računovodski program, preverite, ali je povezan s ponudnikom za e-račune. Če programa nimate, preverite možnost uporabe bizBox spletne aplikacije. Če večino dokumentacije urejate skupaj z računovodskim servisom, pa se pravočasno dogovorite, kako bo potekal prehod.
Najpomembnejše je, da podjetje pravočasno uredi tako izdajo kot prejem e-računov.
E-RAČUNI NISO SAMO ZAKONSKA OBVEZNOST
Čeprav je zakonodaja glavni razlog za spremembo, e-računi prinašajo tudi številne praktične koristi. Manj je ročnega pošiljanja dokumentov, manj pretipkavanja, več je sledljivosti in boljši je pregled nad poslanimi ter prejetimi računi.
Podjetja, ki bodo prehod uredila pravočasno, bodo imela manj operativnega pritiska in več časa za prilagoditev.
Zato e-računov ne obravnavajte kot zadnjo obveznost pred rokom, ampak kot priložnost, da pravočasno uredite bolj pregleden, varen in učinkovit način dela z računi.
V primeru vprašanj se lahko obrnete na svojega referenta.